Tietosuojakäytäntö

PAGWeb OÜ TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

Voimassa alkaen 20.06.2025

1. Yleiset säännökset

Verkkokaupan PAGWOOD.EE (jäljempänä Verkkokauppa) henkilötietojen rekisterinpitäjä on PAGWeb OÜ (rekisterikoodi 16800837), osoitteessa Mäealuse 9, 12618 Tallinna, Harjumaa.

Verkkokauppaa käyttäessään ja ostoksia tehdessään Verkkokaupan käyttäjä (jäljempänä Asiakas) vahvistaa hyväksyvänsä Verkkokaupan tietosuojakäytännössä määrätyt ehdot.

Tämän tietosuojakäytännön tarkoituksena on kuvata luonnolliselle ja oikeushenkilöasiakkaalle, kuinka PAGWeb OÜ käsittelee asiakkaan henkilötietoja. PAGWeb OÜ voi päivittää tätä asiakirjaa tarpeen mukaan. Voimassa oleva versio on aina saatavilla Verkkokaupassa.

1. Käsiteltävät tiedot
   

Luonnollinen henkilö:
Henkilötiedot, joiden avulla asiakas voidaan tunnistaa, kuten etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus tai syntymäaika;
Yhteystiedot, mukaan lukien sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
Toimitustiedot - osoite ja valittu toimitustapa;
Maksutiedot, esimerkiksi pankkitilin numero, maksutiedot ja ostohistoria;
Asiakastuen tiedot, mukaan lukien asiakkaan kyselyt, niihin annetut vastaukset, valitukset ja viestintähistoria;
Tiedot verkkokaupan käytöstä, mukaan lukien solmittuja sopimuksia koskevat tiedot;
Tilastotiedot sekä asiakastutkimuksiin tai markkinointitarjouksiin liittyvät tiedot;
Muut tiedot, jotka asiakas on vapaaehtoisesti jakanut, kuten palaute tai kommentit.

Oikeushenkilö:
Oikeushenkilön edustajan yhteystiedot - etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
Yrityksen viralliset tunnistetiedot - yrityksen nimi, sijainti ja rekisterikoodi;
Yrityksen yhteyshenkilöön liittyvät tiedot - nimi, sähköposti ja puhelinnumero;
Maksutiedot - pankkitilin numero, maksutiedot ja ostohistoria;
Toimitustiedot — toimitusosoite ja toimitustapa;
Valtuutettujen henkilöiden tiedot - yhteystiedot ja tunnistustiedot;
Asiakastuen tiedot - asiakkaan kysymykset, vastaukset, valitukset ja viestintälogi;
Verkkokaupan käyttöön liittyvät tiedot - tiedot sivuston käytöstä ja sopimusten yksityiskohdista;
Tilastotiedot ja asiakastutkimuksiin liittyvät tiedot - mukaan lukien tutkimustulokset ja tarjouksiin liittyvät tiedot;
Muut tiedot, jotka asiakas on vapaaehtoisesti jakanut - esimerkiksi palaute ja kommentit.

Asiakkaan henkilötietoja säilytetään niin kauan, kunnes asiakas pyytää niiden käsittelyn lopettamista tai kunnes hänen tilinsä poistetaan. Jos laki edellyttää, esimerkiksi kirjanpitoa tai muita oikeudellisia velvoitteita varten, tietoja voidaan säilyttää pidempäänkin.

1. Tietojen keräämisen ja käsittelyn syyt

PAGWeb OÜ käsittelee henkilötietoja tarjotakseen asiakkailleen luotettavaa, sujuvaa ja laadukasta palvelua. Luonnollisen henkilön tietojen käsittely on tarpeen erityisesti asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen täyttämiseksi – mukaan lukien tilausten vastaanottaminen, hallinnointi ja toimittaminen. Tietyt tiedot voivat olla tarpeen myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, esimerkiksi kirjanpitoa tai kuluttajariitojen ratkaisemista varten.

Oikeushenkilöiden edustajien tietoja käsitellään pääasiassa oikeutetun edun perusteella, jotta voidaan todentaa edustusoikeus ja mahdollistaa asianmukainen liikeyhteistyö.

Luonnollisen henkilön tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
Tunnistustiedot ovat tarpeen osto- ja myyntisopimuksen tekemiseksi ja sen asianmukaiseksi täyttämiseksi;
Yhteystietoja käytetään asiakkaan kanssa viestimiseen, tilauksen tilan ja toimitustietojen välittämiseen;
Toimitustiedot auttavat varmistamaan tilattujen tuotteiden oikea-aikaisen ja tarkan toimittamisen;
Maksutietoja käsitellään maksujen suorittamiseksi, palautusten hallinnoimiseksi ja tilausten järjestämiseksi;
Asiakastuen tiedot mahdollistavat kyselyihin vastaamisen, ongelmien ratkaisemisen ja valitusten käsittelyn;
Verkkokaupan käyttöön liittyviä tietoja kerätään sivuston vakauden varmistamiseksi ja käyttökokemuksen parantamiseksi;
Analyysi- ja palautetiedon avulla kehitämme palveluitamme ja personoimme tarjouksia;
Lisäksi asiakas voi vapaaehtoisesti jakaa lisätietoja (esimerkiksi kommentteja tai palautetta), jotka auttavat meitä parantamaan palvelua entisestään.

Oikeushenkilön tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
Yrityksen tiedot ja yhteystiedot – tarpeen asiakassuhteiden hallintaan, tilausten asianmukaiseen käsittelyyn ja sopimusten täyttämiseen;
Maksutiedot - käytetään maksujen järjestämiseen ja tarvittaessa palautusten tekemiseen tilausten yhteydessä;
Toimitustiedot – tietoja käytetään tilausten toimittamiseen sopimuksen mukaisesti;
Ostohistoria - aiempien ostojen seuraamiseen ja personoidun palvelun tarjoamiseen;
Valtuutettujen henkilöiden tiedot – tiedot henkilöistä, joilla on valtuudet toimia yrityksen nimissä;
Asiakastuki - tietoja käytetään kyselyjen ja palautteen hallintaan, jotta voidaan reagoida nopeasti ja tehokkaasti;
Verkkokaupan käyttöön liittyvät tiedot – kerätään sivuston toiminnallisuuden parantamiseksi ja käyttökokemuksen optimoimiseksi;
Analyysi ja palaute – käytetään tilastoraporttien laatimiseen ja palveluiden parantamiseen;
Vapaaehtoinen tieto – lisätiedot, joita asiakas jakaa ja jotka auttavat ymmärtämään paremmin hänen tarpeitaan ja odotuksiaan.

1. Tietojenkäsittelyn lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on pääasiassa asiakkaan ja verkkokaupan välisen sopimuksen täyttäminen – tämä tarkoittaa tietojen käyttöä tilausten hallintaan, toimittamiseen sekä tuotteiden ja maksujen palautusten järjestämiseen.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu myös lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti, esimerkiksi kirjanpidon ja talousraportoinnin vaatimusten täyttämiseksi.

Lisäksi tietojen käsittely voi perustua yrityksen oikeutettuihin etuihin, erityisesti silloin, kun on tarpeen ratkaista mahdollisia kuluttajariitoja tai analysoida ostohistoriaa laadun parantamiseksi.

1. Tietojen jakaminen

Asiakkaiden nimet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet välitetään vain niille kuljetuspalvelujen tarjoajille, joiden palvelun asiakas on valinnut tilausta tehdessään. Kuriirien kohdalla lisätään myös toimitusosoite, joka on välttämätön tavaroiden oikeaa ja oikea-aikaista toimittamista varten.

Verkkokaupan luotettavuuden ja toiminnallisuuden varmistamiseksi henkilötietoja jaetaan myös IT-palveluntarjoajien kanssa, jotka hallinnoivat verkkohotellia ja teknisiä ratkaisuja.

1. Tietoturva ja käyttöoikeuden rajoittaminen

Henkilötietoja säilytetään turvallisilla palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen maissa. Tarvittaessa tietoja voidaan siirtää myös maihin, joiden osalta Euroopan komissio on todennut tietosuojan riittävyyden, sekä tietyissä tapauksissa Yhdysvaltoihin yrityksille, jotka noudattavat Privacy Shield -standardeja.

Pääsy henkilötietoihin on tiukasti rajoitettu ja sallittu vain verkkokaupan työntekijöille, jotka vastaavat teknisten ongelmien ratkaisemisesta ja asiakastuen tarjoamisesta.

Verkkokauppa käyttää monipuolisia turvatoimia — sekä teknisiä että organisatorisia — henkilötietojen katoamisen, luvattoman käytön tai muuttamisen estämiseksi.

Tietojen jakaminen valtuutettujen käsittelijöiden kanssa tapahtuu tarkkojen sopimusten perusteella, jotka takaavat riittävän suojan ja tietojen oikeellisuuden. Esimerkiksi:

Maksupalveluntarjoajille välitetään tiedot maksujen käsittelyä varten;
Kuriiri- ja logistiikkayrityksille annetaan tarvittavat yhteystiedot tilausten toimittamiseksi;
IT-palveluntarjoajille jaetaan tietoja verkkopohjaisten järjestelmien hallintaan ja kehittämiseen.

1. Asiakkaan oikeudet

Henkilötietoihin voi tutustua ja tarvittaessa tehdä korjauksia ottamalla yhteyttä asiakastukeemme sähköpostitse osoitteessa info@pagwood.ee. Koska verkkokaupassamme ei ole käyttäjäprofiilin luontimahdollisuutta, henkilötietojen hallinta ja tiedonsaanti tapahtuvat asiakastuen kautta.

Sähköisen pyynnön yhteydessä tarvittavat tiedot toimitetaan myös yleisesti käytettyjen sähköisten kanavien kautta. Jokaisella yksityishenkilöllä on oikeus tutustua itseään koskeviin kerättyihin tietoihin, vaatia virheellisten tietojen korjaamista, pyytää henkilötietojen käsittelyn lopettamista ja saada tietoa tietojen käytöstä.

1. Suostumuksen muuttaminen tai peruuttaminen

Jos henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan suostumus, asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla siitä asiakastuelle sähköpostitse.

1. Säilyttäminen

Maksuihin tai riitoihin liittyviä henkilötietoja säilytetään, kunnes vaatimus on täysin täytetty tai sen vanhentumisaika on kulunut.

Kirjanpitoon liittyviä asiakirjoja sisältäviä henkilötietoja säilytetään lain mukaisesti enintään seitsemän vuotta.

1. Käyttäjätilin sulkeminen ja henkilötietojen poistaminen

Jos haluat henkilötietojesi poistamisen, pyydämme ottamaan yhteyttä asiakastukeemme sähköpostitse osoitteessa info@pagwood.ee. Pyyntösi käsitellään viimeistään 30 päivän kuluessa ja sinulle ilmoitetaan poistoprosessin aikataulu. Huomaa, että osa tiedoista, joita tarvitaan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen (esimerkiksi kirjanpidon ylläpitämiseen), ei ole poistettavissa.

Oikeushenkilöasiakkaiden osalta tiliä ei voida poistaa ennen kuin kaikki velvoitteet PAGWeb OÜ:lle on täysin maksettu. Tämä menettely on tarpeen sopimus- ja taloudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tili voidaan sulkea lopullisesti vasta, kun maksamattomia laskuja tai muita velvoitteita ei ole.

Henkilötietojen suojaamiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi hyväksymme poistopyynnöt vain, jos hakijan henkilöllisyys voidaan yksiselitteisesti todentaa — esimerkiksi digitaalisesti allekirjoitetun hakemuksen avulla.

1. Markkinointiviestien vastaanottamisen asetukset

Asiakkaan sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa voidaan käyttää suoramarkkinointiviestien lähettämiseen vain, jos asiakas on antanut siihen nimenomaisen suostumuksen. Jos asiakas haluaa kieltäytyä näistä viesteistä, hän voi milloin tahansa klikata vastaavaa linkkiä sähköpostin alaosassa tai ottaa yhteyttä asiakastukeemme.

Jos henkilötietoja käytetään suoramarkkinointiin, mukaan lukien asiakasprofiilien luomiseen, asiakkaalla on oikeus milloin tahansa vastustaa tällaista tietojen käsittelyä. Kyseinen pyyntö on toimitettava asiakastuellemme sähköpostitse.

1. Riitojen ratkaisu

Kaikki henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset ja mahdolliset riidat ratkaistaan ensisijaisesti asiakastukemme kautta osoitteessa info@pagwood.ee.
Jos ongelma ei saa tyydyttävää ratkaisua, asiakkaalla on oikeus ottaa yhteyttä valvontaviranomaiseen - Viron tietosuojavaltuutettuun (sähköposti: info@aki.ee).